O otrzymanie zaszczytnego tytułu mogą ubiegać się instytucje oraz osoby, które przyczyniły się nie tylko dla rozwoju gminy, ale przez swoje działania promowały ją w kraju i za granicą. Jak co roku przyznane będą trzy nagrody, a wnioski może składać każdy, ale nie we własnym imieniu. Na zgłoszeniu oprócz danych osobowych musi znajdować się również opis dokonań przedstawionego kandydata.

Zainteresowani mogą w Biurze Rady Gminy uzyskać wgląd do księgi, w której są zapisani wszyscy laureaci nagrody "Za zasługi dla Gminy Pawłowice".